Microsoft 365 ekosisteminde ekiplerin birlikte çalışması, dokümanlarını yönetmesi ve kurumsal bilgiyi organize etmesi söz konusu olduğunda öne çıkan platformlardan biri SharePoint Online'dır.
Ancak SharePoint'i yalnızca dosyaların saklandığı çevrim içi bir alan olarak değerlendirmek platformun sunduğu yapıyı anlamak için yeterli değildir. SharePoint; siteler, document library'ler, listeler, sayfalar, metadata, içerik türleri, arama, izinler ve Microsoft 365 entegrasyonları gibi çok sayıda bileşeni bir araya getirir.
Bu nedenle SharePoint Online uzmanlığı da tek aşamada kazanılan bir beceri değildir. Yolculuk temel kullanıcı yetkinliklerinden başlayabilir; site yönetimi, bilgi mimarisi, güvenlik, içerik yönetimi, PowerShell, migration ve monitoring gibi daha ileri yönetim alanlarına kadar uzanabilir.
Peki SharePoint nedir, ne işe yarar ve SharePoint Online uzmanı olmak için hangi konuları öğrenmek gerekir?
SharePoint Nedir?
SharePoint Online, Microsoft 365 ekosistemi içerisinde ekip çalışması, bilgi paylaşımı ve içerik yönetimi için kullanılan bir collaboration platformudur.
SharePoint ortamında kullanıcılar farklı amaçlara yönelik siteler üzerinde çalışabilir, dokümanları Document Library'lerde yönetebilir, Microsoft Lists ile yapılandırılmış bilgiler üzerinde çalışabilir ve sayfalar aracılığıyla içerik sunabilir.
SharePoint'in temel bileşenleri arasında şunlar bulunur:
- SharePoint Sites
- Team Sites
- Communication Sites
- Pages
- Document Libraries
- Microsoft Lists
- Metadata
- Navigation
- Permissions
- Search
- News
- Events
- Apps
SharePoint ayrıca Microsoft Teams ve diğer Microsoft 365 bileşenleriyle ilişkili bir çalışma ortamı sunar.
Bu nedenle SharePoint öğrenirken yalnızca platformun arayüzünü kullanmayı değil, Microsoft 365 içerisindeki yerini de anlamak önemlidir.
SharePoint Online Ne İşe Yarar?
SharePoint Online farklı kurumsal kullanım senaryolarına uyarlanabilir.
Örneğin bir ekip dokümanlarını ortak bir Document Library içerisinde yönetebilir. Versioning sayesinde dokümanların farklı sürümleri takip edilebilir, metadata ile içerikler sınıflandırılabilir ve co-authoring özellikleri sayesinde aynı doküman üzerinde birlikte çalışılabilir.
SharePoint siteleri aynı zamanda sayfalar, haberler ve etkinlikler aracılığıyla bilgi paylaşımı için kullanılabilir.
İçeriklerin bulunabilirliği ise Microsoft Search ve SharePoint'in arama yetenekleriyle desteklenir.
Platformun kapsamını anlamanın en iyi yollarından biri SharePoint'i yalnızca "dosya paylaşımı" olarak değil, doküman yönetimi, içerik organizasyonu, ekip çalışması, bilgi paylaşımı ve erişim yönetimini bir araya getiren bir yapı olarak değerlendirmektir.
1. Aşama: SharePoint Online Temellerini Öğrenin
SharePoint ile daha önce çalışmamış veya yalnızca temel deneyime sahip kullanıcılar için ilk adım platformun temel bileşenlerini anlamaktır.
Bilginç IT Academy'nin Mastering SharePoint Online Fundamentals Eğitimi bu başlangıç noktasına odaklanır.
Fundamentals seviyesindeki programda SharePoint Online'ın temel yapısının yanı sıra siteler, library'ler, listeler, sayfalar ve Spaces gibi bileşenler ele alınır.
Başlangıç aşamasında özellikle şu sorulara cevap verebilmek önemlidir:
SharePoint Microsoft Teams ve Microsoft 365 içerisinde nasıl konumlanır?
Team Site ile Communication Site arasındaki fark nedir?
List ile Document Library hangi amaçlarla kullanılır?
Dokümanlar SharePoint içerisinde nasıl yönetilir?
Permissions ve sharing nasıl çalışır?
Bu temel kavramlar anlaşıldığında SharePoint, kullanıcı açısından çok daha anlamlı bir platform haline gelir.
Team Site ve Communication Site Arasındaki Fark Nedir?
SharePoint öğrenirken erken aşamada karşılaşılan önemli konulardan biri site türleridir.
Team Site, ekiplerin birlikte çalışmasına yönelik site yapılarından biridir ve Microsoft 365 Groups ile ilişkili senaryolarda kullanılabilir.
Communication Site ise SharePoint'in diğer önemli site türüdür ve farklı içerik paylaşımı senaryolarında değerlendirilir.
Uzmanlaşma sürecinde yalnızca iki site türünün varlığını bilmek yeterli değildir. Site yapısının kullanım amacına göre değerlendirilmesi, ilerleyen aşamalarda information architecture ve navigation tasarımının da temelini oluşturur.
Lists ve Document Libraries Arasındaki Farkı Öğrenin
SharePoint'in en temel bileşenlerinden ikisi Lists ve Document Libraries'dir.
SharePoint Lists, yapılandırılmış bilgilerin tutulması ve yönetilmesi için kullanılabilir.
Document Libraries ise dokümanların SharePoint ortamında yönetilmesine yönelik özellikler sağlar.
SharePoint Online Fundamentals kapsamında kullanıcılar listelerde ve library'lerde öğe veya doküman ekleme, düzenleme, silme ve geri yükleme gibi işlemleri öğrenir.
Bunun yanında:
- Sorting
- Filtering
- Grouping
- Columns
- Personal Views
- Public Views
- Alerts
- Notifications
- Co-authoring
- Check-In / Check-Out
- Document Versioning
gibi özellikler de temel SharePoint kullanımının önemli parçalarıdır.
Bu bilgiler ileride site yönetimi ve kurumsal içerik yönetimine geçildiğinde çok daha kritik hale gelir.
Metadata Neden SharePoint Uzmanlığında Önemlidir?
Bir SharePoint ortamında yüzlerce veya binlerce doküman bulunduğunu düşünün.
Her şeyi yalnızca klasörlerle organize etmek, büyüyen yapılarda içeriklerin yönetimini zorlaştırabilir. SharePoint bu noktada metadata tabanlı içerik organizasyonuna yönelik özellikler sunar.
Site yönetimi seviyesine geçildiğinde:
- Columns
- Site Columns
- Content Types
- Managed Metadata
- Term Groups
- Term Sets
- Terms
- Document Sets
gibi kavramlarla karşılaşılır.
Metadata sayesinde içerikler belirli özelliklere göre tanımlanabilir, filtrelenebilir ve farklı görünümler içerisinde kullanılabilir.
Bu nedenle metadata bilgisi, SharePoint'i yalnızca kullanan bir kullanıcı ile içerik yapısını tasarlayan bir uzman arasındaki önemli geçiş noktalarından biridir.
2. Aşama: SharePoint Site Owner Olmaya Geçin
Temel kullanıcı becerilerinden sonraki doğal aşamalardan biri Site Owner veya Site Administrator yetkinliklerini geliştirmektir.
Microsoft SharePoint Online For Site Owners Eğitimi SharePoint sitelerini Office 365/Microsoft 365 ortamında oluşturmak, yapılandırmak ve yönetmek isteyen site administrator ve site owner rollerine odaklanır.
Programın ön koşullarında SharePoint Fundamentals eğitimine katılım veya buna eşdeğer SharePoint bilgi ve deneyimi belirtilir.
Bu da öğrenme yolculuğundaki doğal sıralamayı gösterir:
SharePoint Fundamentals → Site Administration
Site Owner seviyesinde artık platformu yalnızca kullanmak yerine sitenin nasıl yapılandırılacağını öğrenmeye başlarsınız.
Bir SharePoint Site Owner Neleri Bilmelidir?
Site Owner seviyesinde ele alınan konular oldukça geniştir.
Örneğin:
- Team Site oluşturma
- Communication Site oluşturma
- Site Designs
- Site Pages
- Web Parts
- Page Publishing
- Lists ve Libraries
- Metadata
- Content Types
- Document Sets
- News ve Events
- Navigation
- Hub Sites
- Permissions
- External Sharing
- Apps
- Site Settings
gibi alanların yönetimi devreye girer.
Buradaki önemli değişim şudur:
Başlangıç seviyesinde "SharePoint'te bir site nasıl kullanılır?" sorusuna cevap ararken Site Owner seviyesinde soru "Bu site kullanıcılar için nasıl yapılandırılmalı ve yönetilmeli?" haline gelir.
SharePoint Permissions ve External Sharing Neden Kritik?
SharePoint'in temel amaçlarından biri bilgi paylaşımıdır. Ancak kurumsal ortamlarda paylaşımın kontrollü yapılması gerekir.
Site Owner seviyesinde:
- Permission Levels
- SharePoint Groups
- Microsoft 365 Group Security
- Permission Inheritance
- Breaking Inheritance
- Site Permissions
- Sharing
- External Sharing
- Authenticated External Users
gibi kavramlar önem kazanır.
Bir SharePoint yöneticisinin yalnızca içeriğin nerede bulunduğunu değil, kimin hangi içeriğe erişebildiğini de anlaması gerekir.
Özellikle external sharing söz konusu olduğunda site güvenliği ile iş birliği ihtiyacının birlikte değerlendirilmesi gerekir.
3. Aşama: Fundamentals ve Site Administration'ı Tek Yolculukta Birleştirin
Bazı kullanıcılar SharePoint'e sıfırdan başlayıp Site Owner seviyesine daha bütünleşik bir programla ilerlemek isteyebilir.
Microsoft SharePoint Online For Site Owners Masterclass Eğitimi bu yaklaşımı temel kullanıcı bilgisinden site yönetimine uzanan birleşik bir öğrenme yolu olarak ele alır.
Programın ilk günü SharePoint'e yeni başlayan veya temel seviyede bilgi sahibi kullanıcılar için tasarlanmıştır.
Bu bölümde:
- SharePoint'in ne olduğu
- Microsoft Teams ve Microsoft 365 ile ilişkisi
- SharePoint Sites
- Team Sites ve Communication Sites
- Document Libraries
- Microsoft Lists
- Versioning
- Metadata
- Co-authoring
- Pages
- News
- Events
- Permissions
- Sharing
- Microsoft Search
gibi temel alanlar ele alınır.
Sonraki dört gün ise kullanıcı seviyesinden Site Owner/Site Administrator seviyesine geçişe odaklanır.
Bu yapısıyla Masterclass, temel SharePoint bilgisini site yönetimi yetkinlikleriyle aynı öğrenme yolunda birleştirir.
4. Aşama: SharePoint Information Architecture Düşüncesini Geliştirin
Site oluşturabilmek önemli bir beceridir. Ancak çok sayıda siteye sahip kurumsal bir SharePoint ortamında asıl soru farklıdır:
Siteler nasıl organize edilmeli?
Bu noktada SharePoint information architecture kavramı önem kazanır.
İleri seviyede şu konuların birlikte düşünülmesi gerekir:
- Site hierarchies
- Hub Sites
- Navigation structures
- Metadata
- Taxonomies
- Content Types
- Site Templates
- Microsoft Search
Örneğin navigation yalnızca menüye birkaç bağlantı eklemek değildir.
Team Site Navigation, Communication Site Navigation, SharePoint App Bar, Global Navigation, Cascading Menu ve Mega Menu gibi seçenekler farklı mimari ihtiyaçların parçası olabilir.
İyi tasarlanmış bir SharePoint ortamında kullanıcı yalnızca bilgiye erişebilmemeli, aradığı bilgiyi mümkün olduğunca kolay bulabilmelidir.
5. Aşama: SharePoint Online Administration ve Architecture Alanında Derinleşin
Site Owner olmak ile SharePoint Online ortamının daha geniş yönetiminden sorumlu olmak aynı şey değildir.
Bu ayrım özellikle uzmanlaşma yolculuğunun ileri aşamasında önemlidir.
Mastering SharePoint Online Design, Architecture and Best Practice Administration Eğitimi Microsoft 365 deneyimine sahip IT profesyonellerinin SharePoint Online için best-practice design, deployment, configuration ve administration becerilerini geliştirmesine odaklanır.
Expert seviyesindeki programın kapsamında yalnızca site oluşturmak bulunmaz.
SharePoint Online administration;
- SharePoint Admin Centre
- GUI administration
- SharePoint Online PowerShell
- PnP PowerShell
- Information Architecture
- Site Hierarchies
- Navigation
- Company Taxonomies
- Enterprise Content Management
- Records Management
- Security
- External Sharing
- Information Protection
- Apps Management
- Microsoft Search
- Monitoring
- Reporting
- Migration
gibi çok daha geniş bir alana yayılır.
Bu aşamada SharePoint artık tek bir sitenin yönetiminden çıkar ve kurumsal bir Microsoft 365 hizmetinin mimarisi ve yönetimi perspektifinden değerlendirilmeye başlanır.
PowerShell SharePoint Online Yönetiminde Neden Önemlidir?
İleri seviye SharePoint Online administration söz konusu olduğunda PowerShell de yönetim araçları arasına girer.
Architecture and Best Practice Administration programında hem SharePoint Online PowerShell hem de PnP PowerShell ele alınır.
Burada önemli bir ayrım vardır: Program bir PowerShell eğitimi değildir. Ancak PowerShell, Microsoft 365 ürünlerinde kullanılan temel yönetim araçlarından biri olduğu için bazı yönetim adımlarında ve laboratuvar çalışmalarında kullanılır.
GUI üzerinden gerçekleştirilebilen işlemlerin yanında PowerShell yaklaşımını anlamak, ileri seviye SharePoint yöneticisinin araç setini genişletir.
Enterprise Content Management ile SharePoint'i Kurumsal Ölçeğe Taşımak
SharePoint Online uzmanlığının ileri aşamalarından biri Enterprise Content Management yaklaşımıdır.
Bu noktada daha önce öğrenilen metadata ve content type kavramları kurumsal tasarımın parçalarına dönüşür.
İleri seviye yönetimde:
- Content Types
- Document Sets
- Managed Metadata
- Term Store
- Company Taxonomies
- Document IDs
- Records Management
- Retention Labels
gibi mekanizmalar birlikte ele alınabilir.
Amaç yalnızca dosyaların bir Document Library içerisinde bulunması değildir.
Kurumsal içeriğin sınıflandırılabilir, aranabilir, yönetilebilir ve gerekli politikalarla ilişkilendirilebilir bir yapıya kavuşması hedeflenir.
Records Management ve Retention Bilgisi Neden Önemlidir?
İleri SharePoint yönetiminde içeriklerin yaşam döngüsü de önem kazanır.
Architecture and Best Practice Administration programı bu kapsamda:
- Retention Policies
- Retention Labels
- Records
- Event Driven Retention
- Disposition Reviews
- Label Policies
- Adaptive Scopes
- Retention Label Auditing
gibi konuları içerir.
Bu yetkinlikler, SharePoint uzmanının içerik yönetimine yalnızca günlük kullanım perspektifinden değil, daha uzun vadeli bilgi yönetimi perspektifinden bakmasına yardımcı olur.
Information Protection ve Sensitivity Labels
Kurumsal SharePoint ortamında güvenlik yalnızca site permissions ile sınırlı değildir.
İleri seviyede Microsoft 365 Sensitivity Labels gibi bilgi koruma mekanizmaları da devreye girer.
Sensitivity Labels;
- Classification
- Visual Marking
- Encryption
- Files ve Emails
- Teams
- Microsoft 365 Groups
- SharePoint Sites
gibi farklı alanlarda uygulanabilecek bilgi koruma yaklaşımlarının parçasıdır.
Bu noktada SharePoint uzmanlığı, site bazlı erişim kontrolünden daha geniş bir information protection yaklaşımına doğru ilerler.
Microsoft Search Uzmanlığın Önemli Bir Parçasıdır
Kurumsal içerik arttıkça doğru bilgiyi bulabilmek de önemli hale gelir.
Başlangıç seviyesinde kullanıcı Microsoft Search aracılığıyla SharePoint ve Microsoft 365 içerisindeki içeriği keşfetmeyi öğrenir.
İleri seviyede ise Search administration devreye girer.
Örneğin:
- Search Schema
- Managed Property Mappings
- Re-indexing
- Result Sources
- Query Suggestions
- Microsoft Search Verticals
- Result Types
- Search Connectors
- Microsoft Search Insights
gibi konular daha gelişmiş arama yönetiminin parçalarıdır.
Böylece uzmanlık yolculuğu "SharePoint'te nasıl arama yaparım?" sorusundan "Kurumsal arama deneyimini nasıl yönetirim?" sorusuna ilerler.
Monitoring ve Reporting ile SharePoint Ortamını Takip Edin
Bir SharePoint Online ortamını yapılandırmak kadar kullanımını ve durumunu takip etmek de önemlidir.
İleri yönetim kapsamında:
- Site Usage
- Microsoft 365 Unified Auditing
- SharePoint Reports
- Usage Reports
- Microsoft 365 Usage Analytics
- Productivity Score
- Page Performance
- Service Health
- Microsoft 365 Network Insights
gibi monitoring ve reporting mekanizmaları ele alınır.
Bu araçlar yalnızca teknik durumun değil, kullanım ve adoption gibi alanların da değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
SharePoint Migration Uzmanlığın Bir Diğer Boyutudur
Kuruluşların mevcut içeriklerini SharePoint Online'a taşıması gerektiğinde migration bilgisi önem kazanır.
İleri SharePoint Online yönetiminde migration süreci:
Prepare and Assess → Data Migration → Post-Migration
gibi aşamalarla ele alınabilir.
Bu süreçte SharePoint Migration Assessment Tool, SharePoint Migration Tool ve Migration Manager gibi araçlar kullanılabilir.
Dolayısıyla ileri seviye bir SharePoint uzmanının yalnızca mevcut cloud ortamını yönetmesi değil, içeriklerin SharePoint Online'a taşınma süreçlerini de anlaması değerli bir yetkinliktir.
SharePoint Online Uzmanı Olmak İçin Önerilen Yol Haritası
SharePoint uzmanlık yolculuğunu katmanlı bir şekilde planlamak mümkündür.
1. SharePoint'i kullanıcı olarak öğrenin: Sites, Pages, Lists, Libraries, Views, documents, sharing ve Microsoft Search konularıyla başlayın.
2. Microsoft 365 ilişkisini anlayın: SharePoint'in Microsoft Teams ve Microsoft 365 içerisindeki rolünü öğrenin.
3. Site Owner seviyesine ilerleyin: Team ve Communication Sites, Site Pages, metadata, Content Types, Document Sets, navigation ve permissions konularında yetkinlik geliştirin.
4. Information Architecture öğrenin: Site yapıları, Hub Sites, navigation, taxonomy ve Managed Metadata konularını birlikte değerlendirin.
5. Security ve External Sharing'i derinleştirin: Permission modelleri, Microsoft 365 Groups, inheritance ve external access konularını öğrenin.
6. Administration araçlarını öğrenin: SharePoint Admin Centre, GUI, SharePoint Online PowerShell ve PnP PowerShell konusunda ilerleyin.
7. Enterprise Content Management'e geçin: Content Types, Managed Metadata, Records Management ve Retention mekanizmalarını öğrenin.
8. Information Protection bilgisini geliştirin: Sensitivity Labels ve ilgili koruma yaklaşımlarını inceleyin.
9. Search, Monitoring ve Reporting'i öğrenin: Kurumsal arama deneyimini ve SharePoint kullanımını yönetmeyi öğrenin.
10. Migration yetkinliği geliştirin: SharePoint Online migration araçlarını ve migration sürecinin farklı aşamalarını öğrenin.
Bu yolculuk, SharePoint'i kullanan bir son kullanıcıdan SharePoint Online ortamının tasarımını ve yönetimini anlayan bir IT profesyoneline doğru ilerleyen bir gelişim hattı oluşturur.
Hangi SharePoint Eğitiminden Başlamalısınız?
Doğru başlangıç noktası mevcut deneyiminize ve hedeflediğiniz role göre değişir.
SharePoint'e yeni başlıyorsanız veya temel kullanıcı becerilerini geliştirmek istiyorsanız Mastering SharePoint Online Fundamentals başlangıç noktası olarak değerlendirilebilir.
Temel SharePoint deneyiminiz varsa ve hedefiniz Site Owner veya Site Administrator olmaksa Microsoft SharePoint Online For Site Owners bu sonraki aşamaya odaklanır.
Sıfırdan başlayarak hem kullanıcı hem de Site Owner/Site Administrator becerilerini tek bir program içerisinde geliştirmek isteyenler için Microsoft SharePoint Online For Site Owners Masterclass temel ve site yönetimi konularını bir araya getirir.
Microsoft 365 deneyimine sahip ve SharePoint Online'ın daha ileri design, architecture, deployment ve administration alanlarına yönelmek isteyen IT profesyonelleri için ise Mastering SharePoint Online Design, Architecture and Best Practice Administration uzmanlık yolunun ileri aşamasını oluşturur.
SharePoint Kullanıcılığından SharePoint Online Uzmanlığına
SharePoint Online uzmanlığı tek bir özellik veya yönetim ekranını öğrenmekten ibaret değildir.
Yolculuk SharePoint Sites, Lists, Document Libraries, Pages ve Microsoft Search gibi temel bileşenleri öğrenmekle başlayabilir.
Ardından Site Owner seviyesinde metadata, Content Types, Document Sets, Hub Sites, navigation, permissions ve external sharing gibi alanlarda derinleşilebilir.
İleri aşamada ise SharePoint Admin Centre, PowerShell, PnP PowerShell, Information Architecture, Enterprise Content Management, Records Management, Sensitivity Labels, Search Administration, Monitoring, Reporting ve Migration gibi konular devreye girer.
Bu nedenle SharePoint Online uzmanlık yolu genel olarak şöyle özetlenebilir:
Fundamentals → Site Owner → Site Administration → Information Architecture → Security → Enterprise Content Management → Advanced Administration → Monitoring & Migration
Doğru sırayla geliştirilen bu yetkinlikler, SharePoint'i yalnızca kullanan bir profesyonelden, platformun kurumsal yapısını tasarlayabilen ve yönetebilen bir SharePoint Online uzmanına doğru ilerlemek için güçlü bir öğrenme çerçevesi oluşturur.